Lorsque l’on crée une entreprise, les démarches administratives et juridiques sont nombreuses. Pourtant, un aspect est trop souvent négligé : la conformité au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Depuis l’entrée en application de ce texte en mai 2018, toute entreprise traitant des données personnelles, même à petite échelle, est concernée. Et cela, dès le premier jour d’activité. Cet article a pour objectif d’informer de manière claire les créateurs d’entreprise et les dirigeants de TPE/PME sur leurs obligations en matière de protection des données.

Comprendre les notions clés du RGPD

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Le RGPD protège toutes les informations permettant d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Il peut s’agir :

• Du nom et prénom ;
• D’une adresse e-mail (même professionnelle) ;
• D’un numéro de téléphone ;
• Données de localisation ou adresse IP ;
• Et de nombreuses autres informations contextuelles.

Qu’est-ce qu’un traitement de données ?

Le terme « traitement » couvre toute opération sur une donnée personnelle, qu’elle soit automatisée ou non : collecte, enregistrement, consultation, diffusion, effacement, etc. Ainsi, la simple conservation d’une adresse e-mail de client ou prospect constitue déjà un traitement de données.

Qui est responsable du traitement ?

Le responsable du traitement est la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement. Dans une société, il s’agit généralement de l’entreprise elle-même, représentée par son dirigeant.

Les obligations RGPD dès la création d’entreprise

Mener un registre des traitements

Toute entreprise doit établir un registre des traitements des données personnelles. Ce document, à jour, permet d’identifier :

• Les finalités de chaque traitement (ex : gestion des clients, paie des salariés) ;
• Les catégories de données traitées ;
• Les personnes concernées ;
• Les destinataires des données ;
• Les durées de conservation ;
• Les mesures de sécurité mises en place.

Ce registre est obligatoire même pour les micro-entreprises ou auto-entrepreneurs dès qu’un traitement est effectué.

Informer les personnes concernées

Chaque entreprise doit également informer de manière claire les personnes dont elle traite les données. Cela passe par :

• Des mentions légales sur les formulaires de contact ;
• Une politique de confidentialité sur le site web ;
• Des clauses RGPD dans les contrats ou conditions générales.

Mettre en place des mesures de sécurité

L’entrepreneur est responsable de la sécurité des données personnelles. Dès la création, il convient de :

• Sécuriser les accès informatiques (mots de passe, antivirus, pare-feux) ;
• Limiter l’accès aux données aux seules personnes habilitées ;
• Prévoir un plan d’action en cas de violation de données.

Conclure des contrats avec les sous-traitants

Si des prestataires accèdent aux données personnelles (hébergeur, expert-comptable, prestataire informatique), un contrat de sous-traitance conforme au RGPD doit être établi. Celui-ci doit prévoir :

• Les instructions du responsable de traitement ;
• Les mesures de sécurité mises en œuvre ;
• Les modalités de gestion des violations de données et des demandes des personnes concernées.

Cas pratiques : les traitements fréquents en début d’activité

Gestion des clients et prospects

Collecter des données pour établir des devis, gérer des factures ou envoyer des emails commerciaux nécessite :

• Une information RGPD claire (ex : mention dans les emails ou formulaires) ;
• Le respect du droit d’opposition pour les campagnes marketing ;
• Des durées de conservation adaptées (ex : 3 ans après le dernier contact en l’absence de relation commerciale).

Recrutement de salariés ou stagiaires

Le traitement de CV ou la gestion des bulletins de paie sont encadrés. Il faut :

• Limiter les données collectées au strict nécessaire ;
• Informer les candidats sur l’utilisation de leurs données ;
• Supprimer les CV non retenus au bout de 2 ans maximum (sauf accord).

Site internet et cookies

Un site internet vitrine ou e-commerce peut recueillir des données personnelles via :

• Formulaire de contact ou de création de compte ;
• Outils de mesure d’audience (Google Analytics, etc.) ;
• Cookies et traceurs nécessitant un consentement explicite selon la CNIL.

Il est obligatoire d’afficher une bannière de consentement aux cookies conforme lors de la première visite.

Sanctions et responsabilités

Le non-respect du RGPD expose les entreprises, même petites, à :

• Des sanctions administratives infligées par la CNIL pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial ;
• Des dommages-intérêts en cas de contentieux initié par une personne concernée ;
• Une perte de confiance des clients et partenaires.

Être en conformité vous permet également de professionnaliser votre activité et présenter des garanties sérieuses à vos clients ou donneurs d’ordre.

RGPD : un investissement essentiel dès le premier jour

Respecter le RGPD au moment de la création d’une entreprise relève d’une démarche préventive essentielle. Elle permet non seulement d’éviter des sanctions, mais aussi de bâtir une relation de confiance avec vos clients, salariés et partenaires. La conformité ne s’improvise pas : elle doit être intégrée dans la stratégie de l’entreprise dès ses premiers traitements de données.

Un accompagnement juridique adapté est fortement recommandé pour mettre en place une documentation RGPD personnalisée et assurer une conformité pérenne.